【學與業壯遊】 除了比檔案和作文,校內社團評鑑,有什麼好辦法?──大學的藝術之二十一

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最近寫了幾篇文章,都在討論參與社團的意義與益處;在更久以前也曾寫了篇文章,討論教育部的大學評鑑中,充斥著大量文書作業,學生做這些檔案參展勞力傷財,而且其實無法展現社團實際效益,甚至其中充斥著偽造資料。                

一所大學的課外活動組看到我的這幾篇文章後,積極和我聯繫(誰說行政人員一定消極被動的?)邀請我去給他們一些意見。這所學校,希望能用更有效、更合宜的模式方法評鑑校內社團,這該怎麼做?

校內社團評鑑實境是如何?

任何制度改革不能漫天空談,需要考量種種現實情境:所有利害關係人所重視的事情(各方的立場、目標、期待、底限),都要坦承地端上桌來談。所以,這場會議中邀請了學務長(代表學校)、行政負責人、有豐富社團經驗的學生,一起討論這間學校社團評鑑的改善方向。

首先我和他們確認,為什麼要評鑑社團?評鑑何用?(因為,如果評鑑沒有實益,那也許直接可以廢除,不必多言。)

原來,大學要做內部評鑑,主要原因是資源分配──社團辦活動,常要和學校申請經費。社團也需要校內空間當社辦,作為隨時聚集、置放物品的地方。但是無論經費或空間,總是社團多資源少。如何分配,就要有個依據。

這所大學評鑑社團的方式,其實就是依照教育部評鑑大學社團的模式,充滿各種關於文件檔案資料的要求。而且確實在評鑑前,學生要花大量時間整理、蒐羅、製作這些資料。

就學生的觀點和經驗而言,這個過程有沒有好處,是否有益社團的運作呢?

學生代表們說,社團評鑑要求資料,不見得「全都不合理」。許多資料,本來就必然存在(例如社團成立宗旨、組織架構、活動日程表、會議記錄),或者是關係到社團正常營運,本來就該處理的(例如財務、報帳的資料),有些是為了社團有效運作本來就會作的(例如各種計畫書)。這些資料本來就該有,不會是為了社團評鑑而做。定期整理、檢視,也對社團健康有益的事情。

但是,這就表示評鑑要求檢視大量文書資料是合適的、合理的?不。一個好的社團本該有各種的資料,但是要將它們「整理出來成為可供檢核的形式」,是一個重複性的、無附加價值的工作。即使報帳的程序都有完成,各種活動有妥善辦理,確實開會來研商社團事務…要把這些資料都編輯、整理、印冊…本身就是非常耗工勞神的事情。

社團存在的意義,一半是同學們共同追求某個目標(例如學舞蹈、打籃球、研究股票),另一半則是在追求目標的過程中,學習如何溝通、合作、協調、改進運作方式、達成一個又一個的具體目標。這些是非常寶貴的「帶得走的能力」,也是學生日後到各行各業工作的能力基礎。

根據在場的同學表述他們的經驗,大量文件資料的評鑑,對於社團達成成立運作宗旨,是沒有幫助的,甚至是有害的。而在對話過程中我們發現,學務長和行政同仁的觀察和學生的經驗其實相距不遠,也補充、印證了學生們的經驗。

校內社團評鑑務實改善

經過這個溝通的過程,我們發現其實不但行政人員很有改革熱忱,而且和學生及校方的理解也都一致。所以我們接著討論:我們要如何進行校內規範的改革,校方能接受的程度是多大?

很慶幸地是,學務長對社團評鑑改良態度相當正面積極。在他看來,校內的社團評鑑,無妨用最務實、有創意、有效益的方式辦理。至於全國社團評鑑,可以等學校選出績優社團後,校方再邀請溝通,若有社團願意爭取全國評鑑名次,由他們來做這些繁複的文書活。

在討論中,對於「合理的評鑑」,意義逐漸清晰。評鑑應該是要能促進、鼓勵、激發學生把社團運作得更好,更深刻地學習經營組織。評鑑的方法,不但要有效率,而且應該要能和測量標的相匹配。如果沒有合適的測量方法,寧可承認量不出來,而不要自欺欺人地用「假方法」做虛假無益的評鑑。

在這些共識下,我們對於合適的社團評鑑方案,大致達成以下共識:

一、底限審核:校方可從既有的規範中,挑出那些社團最基本的責任,如果沒有盡到那些責任,將予以記點,社團被記點愈多,就愈難得到學校的財務補助、得不到社辦空間,以及其他的資源協助。只有這些項目一體適用於所有社團、屬於「負面審核」(審核哪些沒做到),而且是由校方審核。其他的審核,最好都是分眾(對不同的社團適用不同標準),是「正面審核」(看最好的那些面向),而且儘量把評判權交給同儕。

二、貢獻公評:有一類評鑑獎項,可以是關於這個社團的整體貢獻:對學校的貢獻,對同學的貢獻,或是對人群的貢獻。這類的獎項,可以由全體學生投票決定(Google選單非常方便)。當然,這意味著,社團要讓同學們感受到他們對校園的貢獻,如果有校外貢獻,也主動向同學們告知、宣傳。你說這是培養自吹自擂?其實在這個世界上做事業,每個人都該學習著用合適的方法讓他人知道自己的功勞和貢獻。務實來說,這是學生該學的。

三、分享傳承:有一類評鑑獎項,可以是關於社團經營的「最佳實務」,例如招生方法、社課規劃、舉辦活動、資產管理…。在每年的幹部訓練中,可以邀請社團提案,和學弟妹分享他們的實務經驗。而這類獎項,就從分享傳承的隊伍中選出,選拔的方式,可以由參加幹訓的學弟妹投票,或是某程度加入評判意見。

四、創新交流:社團不僅該常年達到某些運作的「最低標準」,一個優良的社團,優秀的經營團隊,一定會找出新目標,新方法,達到新成果。這個創新過程,要求社團中的領導人要有探察機會與需求的能力,要有溝通說服的能力,要有發展具體方法的能力,要有務實執行的能力……這些都是非常珍貴的素質。學校可以舉辦社團之間的交流分享會,列出創新相關的獎項,讓各社團幹部們經驗分享,而獎項得主由社團幹部們互選產生。

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